الهيكل التنظيمي للموارد البشرية

الهيكل التنظيمي للموارد البشرية

تحدد إدارة الموارد البشرية ونموذج الموارد البشرية المتطلبات الأساسية للهيكل التنظيمي للموارد البشرية. تصمم كل منظمة هيكلها التنظيمي بشكل مختلف وتستخدم مناهج مختلفة لتحديد المستوى الصحيح للطبقات الإدارية وطريقة التعاون بين المكتب الأمامي للموارد البشرية والمكتب الخلفي للموارد البشرية ومراكز الموارد البشرية المتميزة. بشكل عام ، يمكن العثور على العديد من أوجه التشابه في معظم المنظمات لأنها تنظم وظائف الموارد البشرية الخاصة بها.

تعمل معظم وظائف الموارد البشرية تحت ضغوط مماثلة من أصحاب المصلحة. تتطلب الإدارة العليا تنفيذ استراتيجية العمل واستراتيجية الموارد البشرية. تتطلب إدارة الخط الدعم المثالي من عمليات الموارد البشرية. يطالب الموظفون بجودة خدمات الموظفين. الموارد البشرية لديها العديد من أصحاب المصلحة ويجب أن يتناسب الهيكل التنظيمي للموارد البشرية مع جميع الطلبات.

يجب تعيين الهيكل التنظيمي كنتيجة لأهداف إدارة الموارد البشرية ونموذج الموارد البشرية المحدد. يحدد هذان المكونان أهمية عمليات الموارد البشرية ويحددان أولويات واضحة. لا يحدد الهيكل التنظيمي الأولويات ، وينبغي أن تنعكس الأولويات في الهيكل التنظيمي والقوى العاملة المخصصة لعمليات موارد بشرية معينة.

تحدد منظمة الموارد البشرية حدودًا واضحة حول عمليات الموارد البشرية. يجب أن تكون وحدة التعويضات والمزايا واضحة حول تعويضات الموظفين وبناء استراتيجيات تعويض مختلفة. لا ينبغي الخلط بين المديرين المباشرين والموظفين في المنظمة بسبب الحدود غير الواضحة بين عمليات الموارد البشرية. يجب على العملاء الداخليين رؤية الوضوح في تصميم الهيكل التنظيمي. بالإضافة إلى ذلك ، سيشعر موظفو الموارد البشرية براحة أكبر مع الإعداد الواضح والحدود المرئية داخل الموارد البشرية.

كل هيكل تنظيمي يقيد التدفق الحر للمعلومات. يجب تصميم قنوات الاتصال الواضحة لأن جميع موظفي الموارد البشرية يعرفون المعلومات المهمة لوظائفهم. تعاني العديد من وظائف الموارد البشرية من عدم كفاية المعلومات.

 و من شروط الهيكل التنظيمي

·       يجب أن يكون الهيكل التنظيمي للموارد البشرية مسطحًا قدر الإمكان. يجب إعطاء مسؤولية اتخاذ القرار إلى أدنى مستويات منظمة الموارد البشرية. لن يُنظر إلى الموظفين على أنهم مسؤولون في المنظمة ، إذا لم يكن لديهم سلطة اتخاذ القرار. يجب أن يركز المديرون على تطوير الموظفين ويجب عليهم تفويض سلطة اتخاذ القرار. يؤدي وجود عدد كبير جدًا من المديرين في الهيكل دائمًا إلى تأخير عملية اتخاذ القرار.

·       يجب أن يكون الهيكل التنظيمي مرنًا. يمكن أن تتغير أولويات المنظمة بسرعة وهناك حاجة إلى رد الفعل. يجعل الهيكل التنظيمي غير المرن رد الفعل المناسب شبه مستحيل أو يجعله غير فعال. يجب ألا يتخذ أي موظف منصب الوظيفة الحالي كوجهة نهائية.

·       يجب أن يدعم الهيكل التطور الوظيفي في الموارد البشرية ويجب أن تتماشى المسارات الوظيفية في الموارد البشرية مع الهيكل التنظيمي.

محتويات الهيكل التنظيمي :

تستخدم المنظمات الحديثة هيكلًا تنظيميًا مماثلًا للموارد البشرية إلى حد ما. يجب أن تقدم وظيفة إدارة الموارد البشرية نفس القدر من الخدمات إلى المنظمة وأظهر تطور الهيكل التنظيمي للموارد البشرية أفضل نموذج للعمل فيه.

ما سبب أهمية الهيكل التنظيمي للموارد البشرية الفعالة؟

يجب أن يتلاءم الهيكل التنظيمي للموارد البشرية مع الضرورات التي تحددها الحاجة إلى الحفاظ على التكاليف ، وتوفير التميز التشغيلي والمساعدة في تطوير إمكانات رأس المال البشري داخل المنظمة. يجب أن يركز فريق إدارة الموارد البشرية على تمكين قوة تعاون الفريق ويجب أن يركز فريق إدارة الموارد البشرية على العمليات المثلى وتدفق الاتصالات داخل الفريق.

يجب أن يسمح الهيكل التنظيمي للموارد البشرية لموظفي الموارد البشرية وبقية المنظمة بما يلي:

التعاون السلس بين الموظفين ؛

التواصل السلس بين الموظفين ؛

تحديد واضح للأدوار والمسؤوليات بين أعضاء الفريق ؛

تعريف واضح وسهل الفهم للعمليات ؛

هيكل مفهوم للمديرين في المنظمة ؛

إمكانية التطوير المستقبلي للمبادرات الجديدة وإمكانية تحسين عمليات الموارد البشرية الحالية ؛

كما ترى ، ليس من السهل تلبية الشروط التي يجب أن يستوفيها الهيكل التنظيمي للموارد البشرية ، فقد كان الهيكل التنظيمي للموارد البشرية يتطور بشكل عام على مدار فترة زمنية طويلة حتى وصل إلى الوضع الحالي.

الهيكل التنظيمي للموارد البشرية الناتج

ينقسم الهيكل التنظيمي للموارد البشرية في الوقت الحاضر بشكل أساسي إلى ثلاثة مجالات وظيفية رئيسية:

·       المكتب الأمامي للموارد البشرية

·       المكتب الخلفي للموارد البشرية

·       مراكز التميز في الموارد البشرية

وظيفة المكتب الأمامي للموارد البشرية هي المسؤولة عن كونها نقطة اتصال واحدة لبقية المنظمة. من الصعب جدًا تنفيذ هذا المفهوم حيث يجب أن يكون الموظفون في المكتب الأمامي للموارد البشرية قادرين على العثور على مناصبهم في قسم إدارة الموارد البشرية ويجب أن يتم التعرف عليهم من قبل المديرين كمصدر مفيد للمعلومات. يجب أن يكون موظفو المكتب الأمامي للموارد البشرية قادرين على التعرف على الاحتياجات الحقيقية للعملاء الداخليين ويجب أن يكونوا قادرين على ترجمتها إلى طلبات مكتب دعم الموارد البشرية ومراكز الموارد البشرية المتميزة.

يعد مكتب إدارة الموارد البشرية مسؤولاً عن الإنتاج الفعال والخالي من الأخطاء للخدمات التي تقدمها إدارة الموارد البشرية للعملاء الخارجيين والداخليين. يتأكد مكتب إدارة الموارد البشرية أيضًا من أن أنشطة إدارة الموارد البشرية متوافقة تمامًا مع البيئة القانونية.

مراكز التميز للموارد البشرية هي المسؤولة عن تحديث العمليات والسياسات والمنتجات والمبادرات وتطويرها وتنافسها بشكل كامل مع العالم الخارجي.

أدوار ومسؤوليات وحدات الموارد البشرية الرئيسية

تنفذ كل مؤسسة حديثة لإدارة الموارد البشرية على الأقل اللبنات الأساسية المحددة بواسطة نموذج أدوار الموارد البشرية الذي حدده السيد أولريتش. كانت الإجابة الأكثر شيوعًا من وجهة النظر التنظيمية هي تقسيم وظيفة إدارة الموارد البشرية إلى ثلاث كتل كبيرة رئيسية:

المكتب الأمامي للموارد البشرية

المكتب الخلفي للموارد البشرية

مراكز التميز في الموارد البشرية

إن عامل النجاح الرئيسي لتنفيذ مثل هذا المخطط التنظيمي للموارد البشرية هو التحديد الواضح للأدوار والمسؤوليات لكل وحدة من الوحدات الجديدة. يجب أن يعتاد الموظفون على قنوات اتصال أكثر تعقيدًا وتعقيدًا فيما بينهم.

لا يمكن لأي من وظائف الموارد البشرية الجديدة أن تفشل في دورها ومسؤولياتها ويجب أن تكون قادرة على التعاون بسلاسة ، والتي يمكن أن تكون مشكلة كبيرة في بداية التنفيذ.

يجب تحديد المسؤوليات حيث يمكن لكل من الوحدات التنظيمية الرئيسية للموارد البشرية الوصول إلى أهدافها الخاصة. يجب أن يبدأ مكتب الموارد البشرية الأمامي في العمل كشريك للإدارة المباشرة ، والبحث عن الحلول في العمليات والإجراءات الحالية دون التفاعل مع مراكز التميز للموارد البشرية.

يجب أن تحترم مراكز التميز للموارد البشرية المكتب الأمامي للموارد البشرية كنقطة اتصال رئيسية للإدارة التنفيذية. يتعين على مراكز التميز في الموارد البشرية اتباع قواعد الاتصال الداخلية حيث يمكن أن يحدث ذلك ، ستتوقف الإدارة التنفيذية عن التواصل مع المكتب الأمامي للموارد البشرية لأنهم سيشعرون بشركاء أعمال الموارد البشرية كخطوة زائدة عن الحاجة في العملية

يجب أن يصبح مكتب دعم الموارد البشرية جزءًا مرنًا وهامًا من وظيفة إدارة الموارد البشرية. يجب أن يصبح مكتب دعم الموارد البشرية جزءًا مستقلاً من المنظمة قادرًا على تنفيذ العمليات والإجراءات المحددة من قبل مراكز الموارد البشرية المتميزة وقادر على تنفيذ "الاستثناءات" والتعديلات التي يتطلبها المكتب الأمامي للموارد البشرية

مهام المكتب الأمامي للموارد البشرية الرئيسية

لدى المكتب الأمامي للموارد البشرية العديد من المهام لإنجاح وظيفة إدارة الموارد البشرية. المكتب الأمامي للموارد البشرية هو قناة الاتصال الرئيسية لوظيفة إدارة الموارد البشرية ، والتي تتعقب المعلومات في كلا الاتجاهين.

المكتب الأمامي للموارد البشرية هو جزء من وظيفة إدارة الموارد البشرية للتعرف على احتياجات العملاء الداخليين وللتواصل مع السوق الخارجية وسوق العمل الخارجي لتقديم أفكار جديدة إلى المنظمة.

تشمل مهام المكتب الأمامي للموارد البشرية ما يلي:

التواصل مع العملاء الداخليين

تقديم المشورة لقادة الأعمال في مجال تنمية رأس المال البشري في منطقتهم

القناة لتوزيع استراتيجية إدارة الموارد البشرية على المنظمة

أداة لتطوير المهارات الإدارية في القيادة والإدارة للموظفين

حدد قضايا الموظفين والمديرين في المنطقة وابحث بشكل استباقي عن الحلول المتوافقة مع استراتيجية إدارة الموارد البشرية

فهم سياسات الموارد البشرية وإجراءات الموارد البشرية التي أعدتها مراكز التميز وتنفيذها من جانب العميل.

مساعدة العميل على تنفيذ المشاريع الإستراتيجية وتقليل تأثيرها على الموظفين في المنطقة

المشاركة في القدرات القيادية في الوظيفة والمساعدة في تصميم وتنفيذ خطط التطوير الخاصة بهم

مساعدة العميل على تخطيط الموارد والتأكد من أن الخطة عدوانية وصعبة

لا يتمثل دور المكتب الأمامي للموارد البشرية في تلبية جميع رغبات العميل الداخلي ؛ يتعلق الأمر ببناء علاقة عادلة مع العميل لمساعدته على تطوير حلول فعالة للمستقبل.

المكتب الخلفي للمكتب

ملفات وظائف المكتب الخلفي للموارد البشرية

مكتب دعم الموارد البشرية هو قلب الموارد البشرية. إنه يعمل بشكل جيد ويجب أن يعمل بشكل جيد حيث يمكن لموظفي الموارد البشرية التركيز على بيع منتجات الموارد البشرية مع القيمة المضافة للعملاء الداخليين. عادة ما تكون ملفات تعريف وظائف المكتب الخلفي للموارد البشرية حول المهام الإدارية والخبرة في تخطيط العملية وعملية تصميم وإدارة الواجبات اليومية للموظفين الفرديين.

مسار وظيفي في المكتب الخلفي للموارد البشرية

مكتب دعم الموارد البشرية هو الوظيفة المتعلقة بالتقسيم الدقيق للمهام ، والتي ليست معقدة في البداية ، ولكنها يمكن أن تزيد من التعقيد الشديد في النهاية. ينقسم المسار الوظيفي عادة إلى دورين منفصلين في مكتب دعم الموارد البشرية - إدارة شؤون الموظفين ومحاسبة كشوف المرتبات. عادة لا يختلط هذان المساران في القسم لأن المهام مختلفة تمامًا.

تبدأ المهنة في HR Back Office بمهام بسيطة مثل إدخال البيانات ، وتزويد بقية الموارد البشرية بمجموعات التقارير الأساسية والمحددة مسبقًا والتواصل مع سلطات الدولة على أساس محدد ومُدار بشكل جيد.تستمر المهنة عادةً في المهام المعقدة ، والتي ليست عامة وتحتاج إلى حل كامل وفقًا للقواعد الداخلية والإجراءات الداخلية ومتوافقة تمامًا مع لوائح القانون الخارجي.

عندما يكون الموظف من ذوي الخبرة حقًا ومنفتح الذهن ، يمكن أن تستمر الحياة المهنية كمدير عمليات المكتب الخلفي للموارد البشرية. يركز الموظف على كفاءة العملية ومراقبة عبء العمل وتنفيذ مشاريع التحسين.

عادةً ما يتناوب مديرو عمليات المكتب الخلفي للموارد البشرية على وحدات موارد بشرية مختلفة بعد فترة زمنية محددة حيث يمكن استخدام خبراتهم ومعرفتهم العميقة بقضايا الموارد البشرية في مجالات مختلفة ويمكنهم إثراء العمليات والمنتجات بالقيمة المضافة للعملاء الداخليين .

ملفات وظائف المكتب الخلفي للموارد البشرية

الملف الوظيفي كاتب إدارة شؤون الموظفين

كاتب إدارة شؤون الموظفين مسؤول مسؤولية كاملة عن حفظ ملفات الموظفين وإدخال البيانات الصحيحة للموظفين الجدد والاحتفاظ بسجلات البيانات للموظفين الحاليين ووضع التغييرات على نظام معلومات الموارد البشرية.

يجب على كاتب إدارة شؤون الموظفين اتباع العمليات المحددة في مكتب دعم الموارد البشرية ويجب أن يتعاون في جهود التحسين في مجال مكتب دعم الموارد البشرية. يجب على كاتب إدارة شؤون الموظفين تحديد إمكانية التحسين على أساس يومي ويجب أن يتفق مع قائد الفريق على تنفيذها.

نظرًا لأن كاتب إدارة شؤون الموظفين يتمتع بالخبرة ، فيمكنه أن يكون مسؤولاً بالكامل عن منطقة معينة من الإدارة ، حيث يحتفظ الموظف بالمنهجية ويقدم المشورة إلى الكتبة الآخرين حيث أن البيانات متسقة.

الملف الشخصي لقائد فريق إدارة شؤون الموظفين

يعد قائد فريق إدارة شؤون الموظفين منصبًا وظيفيًا صعبًا حيث يتعين على قائد الفريق الحفاظ على توازن عبء العمل ويجب عليه تقديم المشورة لعضو الفريق ، عندما يتعاملون مع حالة صعبة يتعين حلها.

يقرر قائد الفريق الترتيب الصحيح للمهام لأن مكتب دعم الموارد البشرية هو وظيفة مكتب خلفي نموذجية مع فترات ذروة وفترات مع عبء عمل أقل. يراقب قائد الفريق عن كثب عبء العمل وصحة البيانات حيث يمكن اتخاذ القرار بشأن إعادة موازنة الواجبات لتشغيل عمليات القسم بسلاسة مرة أخرى.

الملف الشخصي لوظيفة محاسب الرواتب

لا يمكن تقسيم حساب الرواتب إلى صغار وكبار بنفس سهولة كتبة إدارة شؤون الموظفين. عادةً ما يكون حساب كشوف المرتبات هو منصب الوظيفة المستقل تمامًا ويكون الحساب مسؤولاً عن مجموعة محددة من الموظفين ، والتي يتعين عليه أو عليها معالجة الرواتب.

يعتمد حساب كشوف المرتبات على العمل الدقيق والدقيق لموظفي إدارة شؤون الموظفين حيث أن معظم مدخلات الرواتب يتم توفيرها من قبل إدارة شؤون الموظفين. يتعاون محاسب كشوف المرتبات بشكل وثيق مع كاتب إدارة شؤون الموظفين المخصص لأن مخرجات محاسبة كشوف المرتبات دقيقة وصحيحة.

الملف الشخصي لوظيفة مدير عمليات المكتب الخلفي للموارد البشرية

يعتبر مدير عمليات مكتب الموارد البشرية في غاية الأهمية حيث أن مدير العمليات يحافظ على المكتب الخلفي للموارد البشرية في عملية التغيير المستمر ويقدم القيمة المضافة إلى المنظمة من خلال انخفاض تكاليف المكتب الخلفي للموارد البشرية.

يركز مدير عمليات مكتب دعم الموارد البشرية على قياس العملية ، ويحدد المقاييس الصحيحة ويشارك في مشاريع الموارد البشرية ، حيث يتوقع التأثير على المكتب الخلفي للموارد البشرية.

يتعاون مدير عمليات المكتب الخلفي للموارد البشرية مع بائع نظام معلومات الموارد البشرية حيث يتم تطوير النظام وتخصيصه حسب طلب المنظمة.

الملف الشخصي لوظيفة مدير المكتب الخلفي للموارد البشرية

مدير مكتب دعم الموارد البشرية مهم للغاية لإرضاء الموظفين والمديرين عن عمل الموارد البشرية. مدير مكتب دعم الموارد البشرية مسؤول عن التشغيل السلس لكشوف المرتبات وإدارة شؤون الموظفين.

يراقب مدير المكتب الخلفي للموارد البشرية الامتداد شروط rnal وتطبيق قواعد جديدة وإجراءات جديدة في وظيفة المكتب الخلفي للموارد البشرية اليومية دون أي تأخير وحل حالات الأزمات الشائعة جدًا في المنطقة.

يقسم مدير المكتب الخلفي للموارد البشرية معرفة كيفية المكتب الخلفي بين مختلف الموظفين لأن الوحدة ليست في خطر ترك الموظف الرئيسي.

التوصيفات الوظيفية للمكتب الخلفي للموارد البشرية

الوصف الوظيفي لمدير الموارد البشرية

الوصف الوظيفي لمدير مكتب إدارة الموارد البشرية

مراكز التميز في الموارد البشرية

  مركز التميز (COE) هو أحد مكونات نماذج تشغيل الموارد البشرية التقليدية. تتكون وظائف الموارد البشرية هذه من ثلاث ركائز: المعدات المملوكة للوحدات ، والخدمات المشتركة ، وشركاء أعمال الموارد البشرية. تعد وحدات التميز مجموعة من الوظائف الفرعية داخل الموارد البشرية التي تستخدم أفضل الممارسات لتطوير ودعم القدرات الحيوية التي تتماشى مع الأولويات التنظيمية. يتم تجهيز COE بموظفين لديهم خبرة محددة في المنطقة. في الموارد البشرية ، تعد مراكز التميز الشائعة هي اكتساب المواهب والتعلم والتطوير وتحليلات المواهب.